INFORMATIVA
ai sensi dell’Articolo 13, Regolamento (UE) 2016/679 (il “Regolamento” o “GDPR”)
Con la presente informativa i Contitolari del trattamento, come di seguito definiti, desiderano illustrarLe le finalità per cui raccolgono e trattano i Suoi dati personali, quali categorie sono oggetto di trattamento, quali sono i Suoi diritti riconosciuti dalla normativa in materia di data protection e come possono essere esercitati.
- Chi sono i contitolari del trattamento?
Tinexta S.p.A., società capogruppo di un gruppo di imprese (“Gruppo”) il cui elenco è pubblicato attraverso il sito web www.tinexta.com/gruppo, con sede legale in Roma (RM), Piazza Sallustio n. 9, Partita IVA n. 10654631000, in persona del suo legale rappresentante pro tempore (“Tinexta” o la “Holding”), unitamente a
Infocert, con sede legale Piazza Sallustio, 9 - 00187 - Roma, Codice Fiscale e Partita IVA n. 07945211006 in persona del suo legale rappresentante pro tempore (“Infocert” o la “Società”)
sono contitolari del trattamento dei Suoi dati personali (Tinexta e Infocert, congiuntamente, i “Contitolari” e ciascuno di essi, rispettivamente, un “Contitolare”).
I Contitolari hanno concluso un accordo di contitolarità ai sensi dell’articolo 26, GDPR, al fine di disciplinare i reciproci ruoli e responsabilità con riferimento alla contitolarità dei dati personali dei candidati nel processo di selezione del personale della Società, trattati nel contesto di attività centralizzate e/o svolte in collaborazione tra quest’ultima e la Holding (rispettivamente, l’“Accordo”).
Ne consegue che i Suoi dati personali, da Lei eventualmente forniti alla Società o alla Holding nel contesto del processo di selezione, saranno automaticamente in contitolarità con l’altro Contitolare.
Il contenuto essenziale dell’Accordo, previa specifica richiesta, è a Sua disposizione presso la sede di ciascun Contitolare.
I Contitolari sono raggiungibili ai seguenti contatti:
Tinexta può essere contattata al seguente indirizzo email [email protected] oppure via posta ordinaria scrivendo a Tinexta S.p.A., Piazza Sallustio 9, 00187 – Roma (RM).
Infocert può essere contattata al seguente indirizzo email [email protected] oppure via posta ordinaria scrivendo a Infocert, Piazza Sallustio, 9 - 00187 - Roma.
- Chi è il responsabile della protezione dei dati?
Le società facenti parte del Gruppo, incluse le Contitolari, hanno designato un responsabile della protezione dei dati (“Data Protection Officer” o “DPO”).
Il DPO di Gruppo è contattabile via email all’indirizzo [email protected], ovvero scrivendo a:
Responsabile della Protezione dei Dati - Gruppo Tinexta
Tinexta S.p.A.
Piazza Sallustio n. 9
00187 - Roma (RM)
- A chi si applica l’informativa privacy?
La presente informativa si applica ai candidati (gli “Interessati” e ciascuno di essi un “Interessato”), ossia a coloro che partecipano a processi di selezione al fine di instaurare un rapporto di:
a) lavoro subordinato anche se parte di un contratto di apprendistato, a termine, a tempo determinato, di lavoro intermittente o a chiamata, ovvero alla prestazione di lavoro nell'ambito di un contratto di somministrazione;
b) prestazioni coordinate e continuative, o in rapporto di tirocinio, o lavoro autonomo in rapporto di collaborazione, anche sotto forma di prestazioni di lavoro accessorio.
- Quali dati personali sono trattati?
Ai sensi del GDPR, per dato personale si intende: “qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile; si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale”(i “Dati”).
Il GDPR definisce altresì - all’articolo 9 - le particolari categorie di dati personali, ossia “i dati personali che rivelino l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l’appartenenza sindacale, nonché trattare dati genetici, dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona” (i “Dati Sensibili”).
Il trattamento ha ad oggetto i Dati dell’Interessato raccolti nel corso di attività informative precontrattuali, nella misura strettamente necessaria al perseguimento delle finalità di seguito indicate, e in particolare le informazioni ricavabili dal curriculum vitae, quali i dati identificativi e di contatto (ad es., nome, cognome, indirizzo email, numero di telefono, etc.), nonché dati relativi all’educazione e alle esperienze professionali.
Di regola, nella fase di valutazione delle candidature, i Contitolari non hanno interesse ad acquisire i Dati Sensibili dell’Interessato. Per tale ragione, Tinexta e la Società chiedono di non fornire gli stessi. In ogni caso, qualora i Contitolari dovessero ricevere Dati Sensibili, si asterranno dall’utilizzare tali informazioni. Ad eccezione di quanto sopra, i Contitolari potranno raccogliere Dati Sensibili - nella misura strettamente necessaria - soltanto laddove la ricerca riguardasse un Interessato appartenente a categorie protette.
- Il conferimento dei Dati è obbligatorio?
Il conferimento dei Dati è volontario ma necessario per perseguire le finalità di seguito indicate; il rifiuto di conferire i Dati (e/o, se del caso, i Dati Sensibili) determinerà l’impossibilità di proseguire nel processo di selezione.
- Per quali finalità sono trattati i Dati?
I Dati dell’Interessato saranno oggetto di trattamento nel rispetto del Regolamento e del D.lgs. 196/2003, come da ultimo modificato ai sensi del D.lgs. 101/2018 (“Codice Privacy”) nonché di ogni altra norma applicabile in materia di trattamento dei dati personali, per le seguenti finalità:
a) gestione delle procedure di ricerca e selezione del personale, valutazione della candidatura ricevuta e altre attività finalizzate all’eventuale instaurazione di un rapporto di lavoro o di collaborazione;
b) adempimento di obblighi imposti dalla normativa nazionale e internazionale, anche in tema di pari opportunità nel lavoro;
c) tutela dei diritti della Società e/o della Holding, anche in sede giudiziaria.
- Su quale base vengono trattati i Dati?
La base giuridica del trattamento dei Dati per le finalità di cui al precedente paragrafo è costituita:
a) dalla necessità di esecuzione di misure precontrattuali da adottare su richiesta dell’interessato;
b) dal legittimo interesse della Società alla gestione della procedura di selezione e alla valutazione delle candidature;
c) dalla legge o dai provvedimenti di attuazione delle autorità pubbliche di volta in volta competenti in materia di disciplina del rapporto di lavoro (ivi inclusi i provvedimenti applicabili del Garante per la protezione dei dati personali).
- Come vengono trattati i Dati?
In relazione alle sopra indicate finalità, il trattamento dei Dati avverrà sia attraverso l’ausilio di strumenti informatici o comunque automatizzati, sia su supporto cartaceo. In ogni caso, i Contitolari adotteranno strumenti idonei a garantire la sicurezza e la riservatezza dei Dati.
- A chi vengono comunicati i Dati?
Potranno venire a conoscenza dei Dati dell’Interessato le persone autorizzate al trattamento dei Contitolari che si occupano delle attività relative alla gestione del processo di selezione.
I Dati potranno essere comunicati a soggetti terzi, ovvero ad altre società del Gruppo, designati dai Contitolari quali responsabili esterni del trattamento dei dati personali, in conformità alle disposizioni del Regolamento.
I Dati degli Interessati possono inoltre essere comunicati ad altri soggetti, autonomi titolari del trattamento (ivi inclusi soggetti pubblici), nel caso in cui ciò sia previsto dalle disposizioni di legge applicabili.
I Dati oggetto di trattamento non sono oggetto di diffusione.
- I Dati sono trasferiti all’estero?
Di regola, i Dati non verranno trasferiti verso Paesi non appartenenti all’Unione europea.
L’eventuale trasferimento dei Dati dell’Interessato in Paesi esteri al di fuori dell’Unione europea potrà aver luogo nelle limitate circostanze eccezionali in cui ciò risultasse necessario per il raggiungimento delle finalità di cui sopra, ad esempio qualora i Contitolari decidano di localizzare al di fuori dell'Unione europea i propri server o banche dati aziendali o di avvalersi di soggetti stabiliti all’estero per l’affidamento di servizi in outsourcing. Tale trasferimento avverrà, in ogni caso, nel rispetto delle garanzie appropriate previste dalla normativa applicabile.
L’Interessato avrà il diritto di ottenere informazioni circa il luogo dove tali dati sono conservati facendone espressa richiesta al Titolare all’indirizzo di cui al successivo paragrafo 12.
- Periodo di conservazione dei Dati
I Dati dell’Interessato saranno trattati dai Contitolari per i 24 mesi successivi alla ricezione del suo curriculum vitae, salvo quando il processo di selezione o di valutazione della candidatura, precedentemente avviato, non si sia ancora definito alla scadenza di tale periodo.
Raggiunto il termine di 24 mesi dalla ricezione, ovvero, se successivo, al momento della conclusione in senso negativo del processo di selezione, i Dati dell’Interessato saranno definitivamente cancellati, fatti salvi i casi in cui la conservazione per un periodo aggiuntivo sia richiesta per eventuali contenziosi, richieste di autorità competenti o ai sensi delle disposizioni di legge applicabili.
Qualora il processo di selezione si concludesse positivamente, all’Interessato verrà fornita una nuova informativa e i Dati già forniti confluiranno nella sua scheda personale costituita al momento della assunzione; gli stessi saranno trattati dai Contitolari durante l’intero rapporto di lavoro, nonché successivamente conservati per i periodi di tempo specificamente individuati dai Contitolari e indicati nell’informativa dedicata ai dipendenti/collaboratori.
- Diritti dell’Interessato
Fermo restando la possibilità dell’Interessato di non conferire i propri Dati, l’Interessato, in ogni momento e gratuitamente durante il periodo in cui i Contitolari sono in possesso o effettuano il trattamento dei Dati:
i. ottenere conferma dell’esistenza o meno di Dati che lo riguardano e ottenere l’accesso a tali informazioni;
ii. chiedere l’aggiornamento, la rettificazione o - se ne ha interesse – l’integrazione dei Dati che lo riguardano;
iii. ottenerne, in determinate circostanze e, comunque, ove non in contrasto con le norme relative al rapporto di lavoro, la cancellazione;
iv. chiedere, in determinate circostanze e, comunque, ove non in contrasto con le norme relative al rapporto di lavoro, la limitazione del trattamento dei Dati che lo riguardano nel caso in cui (1) l’Interessato contesti l’esattezza dei Dati, per il periodo necessario ai Contitolari per verificare l’esattezza di tali Dati; (2) il trattamento è illecito e l’Interessato si oppone alla cancellazione dei Dati e chiede invece che ne sia limitato l’utilizzo; (3) benché i Contitolari non ne abbiano più bisogno ai fini del trattamento, i Dati sono necessari all’Interessato per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria; (4) l’Interessato si è opposto al trattamento ai sensi dell’articolo 21, paragrafo 1, del Regolamento in attesa della verifica in merito all’eventuale prevalenza dei motivi legittimi dei Contitolari rispetto a quelli dell’Interessato;
v. richiedere l’invio in formato strutturato dei Dati che lo riguardano ovvero l’inoltro degli stessi ad altro titolare, in determinate circostanze e, comunque, ove non in contrasto con le norme relative al rapporto di lavoro;
vi. revocare i consensi eventualmente prestati in precedenza;
vii. ove applicabile, opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei Dati fondato sulla condizione di liceità del legittimo interesse dei Contitolari.
Le relative richieste potranno essere inoltrate per iscritto ai Contitolari agli indirizzi email o postali elencati al paragrafo 1 oppure al seguente indirizzo e-mail [email protected].
- Diritto di reclamo
L’Interessato avrà il diritto di proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali ove ne sussistano i presupposti.
- Modifiche e aggiornamenti
I Contitolari potranno apportare modifiche e/o integrazioni alla presente informativa, anche quale conseguenza di eventuali successive modifiche e/o integrazioni normative.
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